7 điều cần biết khi thuê bàn ghế khai giảng
Thuê bàn ghế lễ khai giảng là sự kiện quan trọng đánh dấu thời điểm bắt đầu một năm học mới. Không chỉ là chương trình dành cho học sinh, đây còn là dịp để nhà trường đón tiếp phụ huynh, giáo viên, đại biểu và khách mời trong một không gian trang trọng, chỉn chu.
Trong quá trình chuẩn bị, bàn ghế khai giảng là một trong những hạng mục tưởng đơn giản nhưng lại cần được tính toán kỹ. Nếu số lượng không đủ, cách bố trí thiếu hợp lý hoặc bàn ghế không phù hợp với không gian, chương trình có thể bị ảnh hưởng về cả thẩm mỹ lẫn sự thuận tiện.
Vì vậy, trước khi đặt dịch vụ, nhà trường nên nắm rõ một số yếu tố từ số lượng, kiểu dáng, vị trí bố trí đến thời gian giao lắp. Quả Cầu Vàng cung cấp dịch vụ cho thuê bàn ghế phục vụ lễ khai giảng tại Hà Nội, hỗ trợ tư vấn theo quy mô và mặt bằng thực tế.
1. Cần xác định chính xác số lượng người tham dự
Điều đầu tiên cần làm trước khi đặt bàn ghế là xác định quy mô chương trình.
Một lễ khai giảng có thể bao gồm học sinh, giáo viên, ban giám hiệu, phụ huynh, đại biểu và khách mời. Mỗi nhóm lại có cách bố trí chỗ ngồi khác nhau.
Bên cạnh việc chuẩn bị bàn ghế, sân khấu và các thiết bị phục vụ chương trình, nhà trường cũng nên cập nhật những thông tin chính thống về năm học mới và các hoạt động giáo dục. Bộ Giáo dục và Đào tạo là nguồn thông tin phù hợp để tham khảo trong quá trình xây dựng kế hoạch tổ chức lễ khai giảng.
Số lượng học sinh
Đây thường là nhóm chiếm số lượng đông nhất.
Tùy diện tích sân trường, học sinh có thể ngồi theo từng khối, từng lớp hoặc theo sơ đồ đã được nhà trường chuẩn bị.
Nếu số lượng học sinh lên đến vài trăm hoặc hàng nghìn người, nhà trường cần thống kê trước để đơn vị cung cấp chuẩn bị đủ ghế.
Số lượng giáo viên
Khu vực giáo viên thường được bố trí riêng, gần khu vực học sinh hoặc phía sau khu vực đại biểu.
Số lượng ghế cần dựa trên danh sách giáo viên tham dự thực tế.
Đại biểu và khách mời
Đây là khu vực cần được ưu tiên về tính trang trọng.
Thông thường, đại biểu sẽ ngồi tại khu vực phía trước, gần sân khấu. Bàn đại biểu có thể sử dụng khăn phủ để tạo sự đồng bộ với backdrop và sân khấu.
Phụ huynh học sinh
Với trường mầm non và tiểu học, phụ huynh thường tham dự khá đông. Vì vậy, nếu nhà trường dự kiến bố trí chỗ ngồi cho phụ huynh, số lượng bàn ghế cần được tính riêng.
Kinh nghiệm: Không nên chỉ tính số ghế đúng bằng số người dự kiến. Nhà trường nên trao đổi trước với đơn vị cung cấp để có phương án dự phòng phù hợp.
Xem thêm : Dịch vụ tổ chức lễ khai giảng trọn gói tại Hà Nội
2. Lựa chọn loại ghế phù hợp với không gian
Không phải loại ghế nào cũng phù hợp với lễ khai giảng.
Việc lựa chọn cần dựa trên quy mô, đối tượng sử dụng và vị trí bố trí.
Ghế inox
Ghế inox là lựa chọn phổ biến cho những chương trình có số lượng người tham dự lớn.
Ưu điểm của loại ghế này là:
- Dễ bố trí.
- Dễ vận chuyển.
- Phù hợp với số lượng lớn.
- Chi phí thường tiết kiệm.
- Có thể sử dụng cho khu vực học sinh.
Với những trường tổ chức khai giảng ngoài trời, ghế inox có thể là lựa chọn thực tế cho khu vực học sinh và giáo viên.
Xem thêm : 30 mẫu backdrop lễ khai giảng đẹp năm 2026
Ghế banquet
Ghế banquet thường mang đến cảm giác trang trọng hơn.
Loại ghế này phù hợp với:
- Đại biểu.
- Khách mời.
- Giáo viên.
- Khu vực VIP.
Khi kết hợp cùng áo ghế và nơ trang trí, khu vực đại biểu sẽ có tính thẩm mỹ cao hơn.
Ghế xuân hòa sự kiện
Trong một số chương trình quy mô lớn, ghế xuân hòa cũng có thể được lựa chọn nhờ trọng lượng nhẹ và dễ sắp xếp.
Tuy nhiên, nhà trường nên lựa chọn loại ghế có chất lượng đồng đều và phù hợp với thời gian sử dụng.
Xem thêm : Cho thuê bục sân khấu tổ chức sự kiện
3. Không phải khu vực nào cũng cần bố trí bàn
Một lỗi thường gặp khi chuẩn bị lễ khai giảng là đặt bàn ghế theo một cấu hình giống nhau cho toàn bộ sân trường.
Trên thực tế, mỗi khu vực có nhu cầu khác nhau.
Khu vực học sinh
Thông thường học sinh chỉ cần ghế ngồi. Không nhất thiết phải bố trí bàn phía trước mỗi ghế.
Điều này giúp tiết kiệm diện tích và tạo nhiều không gian hơn cho sân trường.
Khu vực đại biểu
Đại biểu thường cần bàn phía trước để đặt nước uống, tài liệu hoặc hoa.
Bàn có thể sử dụng loại bàn chữ nhật hoặc bàn phù hợp với sơ đồ sân khấu.
Lối tiếp đón
Bàn tiếp đón có thể được đặt tại cổng hoặc khu vực check-in để hướng dẫn khách mời.
Khu vực hậu cần
Một số bàn có thể được sử dụng cho nước uống, tài liệu, thiết bị hoặc các vật dụng phục vụ chương trình.
Việc phân chia rõ nhu cầu từng khu vực sẽ giúp nhà trường thuê bàn ghế khai giảng đúng số lượng thay vì đặt dư quá nhiều.
4. Cần tính đến diện tích sân trường
Số lượng người tham dự không phải yếu tố duy nhất quyết định số lượng ghế.
Diện tích sân trường cũng đóng vai trò rất quan trọng.
Ví dụ, cùng một chương trình có 500 học sinh nhưng một sân trường rộng có thể bố trí sơ đồ khác hoàn toàn so với sân trường có diện tích hạn chế.
Cần xác định các khu vực chính
Trước khi sắp xếp, nhà trường nên đánh dấu:
- Vị trí sân khấu.
- Khu vực đại biểu.
- Lối học sinh.
- Khu vực giáo viên.
- Khu vực phụ huynh.
- Lối đi.
- Khu vực âm thanh.
- Khu vực kỹ thuật.
- Lối thoát và đường di chuyển.
Sau đó mới tiến hành tính toán số lượng ghế.
Đảm bảo khoảng cách giữa các hàng
Không nên xếp ghế quá sát nhau.Khoảng cách hợp lý giúp học sinh và giáo viên dễ dàng di chuyển, đồng thời tạo lối đi thuận tiện khi chương trình kết thúc.
Đối với sự kiện đông người, vấn đề di chuyển cần được tính toán ngay từ khi lên sơ đồ.
5. Chú ý thời gian giao và lắp đặt
Một lễ khai giảng thường diễn ra vào buổi sáng nên công tác chuẩn bị cần hoàn thành từ sớm.
Đây là lý do thời gian giao hàng và lắp đặt cần được thống nhất rõ ngay khi ký hợp đồng khi thuê bàn ghế ở bất cứ đơn vị nào
Nên lắp đặt trước bao lâu?
Tùy quy mô chương trình.
Với số lượng nhỏ, quá trình sắp xếp có thể nhanh chóng. Nhưng với chương trình vài trăm đến hàng nghìn người, việc vận chuyển và bố trí cần nhiều nhân sự hơn.
Nhà trường nên thống nhất:
- Ngày giao.
- Giờ bắt đầu lắp đặt.
- Thời gian hoàn thiện.
- Người phụ trách bàn giao.
- Thời gian thu hồi.
Kiểm tra trước khi chương trình bắt đầu
Sau khi bàn ghế được sắp xếp, nên kiểm tra lại toàn bộ khu vực.
Đặc biệt cần kiểm tra:
- Số lượng ghế.
- Tình trạng ghế.
- Số lượng bàn.
- Khăn phủ bàn nếu có.
- Vị trí từng khu vực.
- Lối đi.
Việc kiểm tra trước giúp hạn chế tình trạng thiếu ghế hoặc phải thay đổi sơ đồ vào sát giờ khai mạc.
6. Hãy quan tâm đến phương án che nắng khi tổ chức ngoài trời
Nếu lễ khai giảng tổ chức tại sân trường, bàn ghế cần được tính toán cùng phương án che nắng.
Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng nếu chương trình diễn ra trong thời tiết nắng nóng.
Nhà trường có thể cân nhắc:
Dù tròn
Phù hợp với khu vực đại biểu, khách mời hoặc những vị trí cần che nắng riêng biệt.
Nhà bạt
Phù hợp khi cần tạo một không gian mái che lớn.
Kết hợp dù và nhà bạt
Đối với sân trường có nhiều khu vực khác nhau, việc kết hợp hai phương án có thể mang lại hiệu quả tốt hơn.
Ví dụ, khu vực đại biểu sử dụng dù tròn trong khi khu vực hậu cần hoặc khu vực nghỉ sử dụng nhà bạt.
Việc tính toán bàn ghế cùng phương án che nắng ngay từ đầu sẽ giúp tránh phải di chuyển lại toàn bộ sơ đồ sau khi lắp đặt.
7. Nên chọn đơn vị có thể cung cấp trọn gói
Đây là yếu tố cuối cùng nhưng rất quan trọng.
Một lễ khai giảng thường cần nhiều hạng mục cùng lúc như:
- Bàn ghế.
- Sân khấu.
- Phông nền.
- Âm thanh.
- Ánh sáng.
- Màn hình LED.
- Dù tròn.
- Nhà bạt.
- Bàn đại biểu.
- Khăn phủ bàn.
- Thiết bị phục vụ chương trình.
Nếu phải thuê từng hạng mục từ nhiều đơn vị, nhà trường sẽ mất thêm thời gian làm việc, điều phối và kiểm tra tiến độ.
Lựa chọn một đơn vị có khả năng cung cấp nhiều hạng mục giúp quá trình chuẩn bị thuận tiện hơn.
Quả Cầu Vàng cung cấp bàn ghế khai giảng tại Hà Nội
Quả Cầu Vàng Goldenevent là đơn vị cung cấp các hạng mục phục vụ sự kiện, trong đó có bàn ghế khai giảng cho trường học tại Hà Nội.
Tùy theo quy mô chương trình, nhà trường có thể lựa chọn các loại bàn ghế khác nhau.
Bàn ghế dành cho học sinh
Ưu tiên các mẫu ghế có khả năng bố trí số lượng lớn, dễ di chuyển và phù hợp với không gian sân trường.
Ghế đại biểu
Có thể kết hợp bàn chữ nhật, khăn phủ bàn và ghế banquet để tạo khu vực trang trọng.
Bàn tiếp đón
Được sử dụng tại khu vực đón khách, check-in hoặc tiếp nhận đại biểu.
Bàn ghế kết hợp dù
Đối với chương trình ngoài trời, bàn ghế có thể được bố trí dưới dù tròn để hạn chế tác động của nắng.
Quy trình thuê bàn ghế khai giảng tại Quả Cầu Vàng
Bước 1: Tiếp nhận thông tin
Nhà trường cung cấp địa điểm, ngày tổ chức, quy mô và số lượng người tham dự.
Bước 2: Tư vấn
Quả Cầu Vàng tư vấn loại bàn ghế và số lượng phù hợp.
Bước 3: Khảo sát nếu cần
Với những chương trình lớn, đội ngũ có thể khảo sát mặt bằng để đưa ra phương án bố trí.
Bước 4: Báo giá
Chi phí được xây dựng dựa trên số lượng, loại bàn ghế, thời gian và địa điểm.
Bước 5: Vận chuyển
Thiết bị được đưa đến địa điểm theo thời gian đã thống nhất.
Bước 6: Sắp xếp
Nhân viên bố trí bàn ghế theo sơ đồ đã thống nhất với nhà trường.
Bước 7: Thu hồi
Sau chương trình, bàn ghế được thu hồi theo lịch.
Báo giá thuê bàn ghế khai giảng phụ thuộc vào những yếu tố nào?
Không có một mức giá cố định cho mọi chương trình bởi mỗi trường có quy mô và nhu cầu khác nhau.
Chi phí thường phụ thuộc vào:
- Loại ghế.
- Loại bàn.
- Số lượng.
- Thời gian thuê.
- Địa điểm.
- Khoảng cách vận chuyển.
- Yêu cầu lắp đặt.
- Các hạng mục thuê kèm
Những hạng mục nên thuê kèm bàn ghế khai giảng
Để lễ khai giảng diễn ra chuyên nghiệp và đồng bộ, Quả Cầu Vàng cung cấp dịch vụ cho thuê trọn gói các hạng mục sự kiện theo nhu cầu của nhà trường. Ngoài bàn ghế, khách hàng có thể kết hợp dù tròn, nhà bạt, sân khấu, backdrop, âm thanh ánh sáng, màn hình LED, bục phát biểu và các thiết bị phụ trợ.
Đội ngũ Quả Cầu Vàng hỗ trợ tư vấn, lên phương án, vận chuyển và thi công tại địa điểm, giúp nhà trường giảm thời gian làm việc với nhiều đơn vị và chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị.
Thuê trọn gói cũng giúp các hạng mục được bố trí thống nhất, phù hợp với quy mô và không gian thực tế của từng trường.
- Dịch vụ cho thuê dù tròn
- Nhà bạt không gian
- Sân khấusự kiện đa kích thước
- Backdrop đa dạng chất liệu
- Âm thanh ánh sáng
- Màn hình LED…vv
Những sai lầm cần tránh khi đặt bàn ghế khai giảng
Đặt số lượng quá sát
Nếu chỉ đặt đúng số lượng dự kiến, nhà trường có thể gặp khó khăn khi phát sinh thêm khách mời hoặc học sinh.
Không khảo sát mặt bằng
Đây là nguyên nhân khiến sơ đồ ban đầu không phù hợp khi triển khai thực tế.
Không thống nhất thời gian giao
Nếu thiết bị đến quá sát giờ khai mạc, nhân sự sẽ không có nhiều thời gian xử lý tình huống phát sinh.
Chọn ghế chỉ dựa vào giá
Giá thấp không phải lúc nào cũng là lựa chọn tối ưu. Cần xem xét cả tình trạng thiết bị, số lượng, vận chuyển và dịch vụ đi kèm.
Câu hỏi thường gặp khi thuê bàn ghế khai giảng
Trường có thể thuê bàn ghế số lượng lớn không?
Có. Quả Cầu Vàng có thể tư vấn phương án bàn ghế theo quy mô chương trình và số lượng người tham dự.
Có thể thuê riêng ghế mà không thuê bàn không?
Có. Nhà trường có thể lựa chọn từng hạng mục theo nhu cầu thực tế.
Có nhận giao và sắp xếp tận nơi không?
Tùy địa điểm và gói dịch vụ, Quả Cầu Vàng có thể hỗ trợ vận chuyển, lắp đặt và thu hồi.
Có thể thuê bàn ghế cùng dù tròn không?
Có. Đây là phương án phù hợp với các chương trình khai giảng tổ chức ngoài trời.
Có thể thuê bàn ghế cùng sân khấu và backdrop không?
Có. Quả Cầu Vàng cung cấp nhiều hạng mục phục vụ sự kiện, giúp nhà trường thuận tiện khi triển khai chương trình.
Thuê bàn ghế khai giảng tại hà nội cùng Quả Cầu Vàng
Thuê bàn ghế là một trong những hạng mục cơ bản nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của học sinh, giáo viên, phụ huynh và khách mời trong lễ khai giảng. Vì vậy, nhà trường nên chuẩn bị từ sớm và lựa chọn phương án dựa trên quy mô, diện tích sân trường, đối tượng sử dụng và hình thức tổ chức.
Với dịch vụ của Quả Cầu Vàng , nhà trường có thể được tư vấn từ số lượng, loại bàn ghế đến cách bố trí và các hạng mục thuê kèm như dù tròn, nhà bạt, sân khấu, backdrop, âm thanh ánh sáng và màn hình LED.
Nếu trường đang chuẩn bị cho lễ khai giảng tại Hà Nội, hãy gửi cho Quả Cầu Vàng địa điểm, ngày tổ chức, số lượng học sinh và khách mời để được tư vấn phương án phù hợp.
Quả Cầu Vàng cung cấp bàn ghế khai giảng tại Hà Nội, hỗ trợ tư vấn, vận chuyển và sắp xếp theo nhu cầu thực tế. Liên hệ ngay để nhận báo giá và chuẩn bị chu đáo cho ngày khai giảng năm học mới!
Liên hệ ngay hôm nay để nhận tư vấn và báo giá!
CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO & SỰ KIỆN QUẢ CẦU VÀNG
Đường dây nóng: 0968839977 / 0989892819
Zalo: 0968 839 977 (Ms.Yến)
Email: cuoihoihoinghi@gmail.com
Website: www.goldenevent.vn